Personvernerklæring for medlemmer i Fontenehuset Oslo sentrum
Personvernerklæringen skal finnes på papir lett tilgjengelig i alle arbeidsrom i Fontenehuset Oslo sentrum og på fontenehusets hjemmeside.
Behandlingsansvarlig for personopplysninger ved Fontenehuset Oslo sentrum er daglig leder Einar Grøndalen (einar.grondalen@fontenehuset.no).
Innhold
2. Behandlingsansvarlig for dine personopplysninger. 2
3. Hvilke personopplysninger vi behandler. 2
4. Hvordan personopplysningene innhentes. 3
5. Formålet med og grunnlaget for vår behandling av dine personopplysninger. 3
7. Hvordan lagres dine personopplysninger?. 4
8. Hvor lenge oppbevares dine personopplysninger?. 5
9. Utlevering av informasjon til tredjepart?. 5
10. Særskilt om bruk av bilder/film og personopplysninger i markedsføringsmateriell og annet. 5
11. Sikkerhet for dine personopplysninger. 5
Denne personvernerklæringen beskriver Fontenehuset Oslo sentrum (org. nr. 980 204 952) sin behandling av personopplysningene som samles inn om deg som er medlem i forbindelse med omvisning og innmelding.
Formålet med dette dokumentet er å gi deg informasjon om hvilke personopplysninger vi samler inn, hvorfor vi gjør det, hvordan vi behandler personopplysningene samt dine rettigheter knyttet til dette.
Hvis du har spørsmål, send en e-post til behandlingsansvarlige Einar Grøndalen: einar.grondalen@fontenehuset.no.
1. Oppsummering
Når du melder deg inn i Fontenehuset er det nødvendig for oss å registrere ditt navn, kjønn, fødselsår, postnummer, telefonnummer og e-postadresse. Med unntak av de nevnte opplysningene, er det helt frivillig å gi flere opplysninger til Fontenehuset.
Vi registrerer så lite som mulig, men trenger disse opplysningene for å ha oversikt over ditt medlemskap og for å oppnå formålet med våre tjenester.
Vi har kun rett til å bruke dine opplysninger på den måten du har gitt oss tillatelse til («samtykke»). Dersom vi trenger å bruke opplysningene dine til et annet formål plikter vi å spørre deg.
Vi understreker at Fontenehuset er et arbeidsfellesskap, og at medlemskap er helt frivillig.
2. Behandlingsansvarlig for dine personopplysninger
En behandlingsansvarlig er den person eller instans som bestemmer formålet med innhenting av personopplysninger og hvordan de blir behandlet og oppbevart i en virksomhet.
Daglig leder Einar Grøndalen er behandlingsansvarlig for personopplysninger som behandles om deg, i forbindelse med at du besøker eller melder deg inn i Fontenehuset Oslo sentrum.
Behandlingsansvarlige kan kontaktes ved spørsmål om vår behandling av dine personopplysninger eller denne personvernerklæringen.
Vår generelle kontaktinformasjon er:
Adresse: Holbergs gate 5, 0166 Oslo
Telefon: 22 99 34 80
E-post: post@fontenehuset.no
3. Hvilke personopplysninger vi behandler
For å kunne levere tjenester til deg, er Fontenehuset avhengig av å behandle visse personopplysninger om deg.
Følgende personopplysningen innhentes obligatorisk:
· Navn (behandlingens lovlighet er beskrevet i GDPR artikkel 6 (1)(a))
· Kontaktopplysninger som telefonnummer og e-postadresse (GDPR artikkel 6 (1)(a))
· Postnummer (for å vite hvilken bydel du tilhører) (GDPR artikkel 6 (1)(a))
· Fødselsår (for å føre statistikk over medlemskap) (GDPR artikkel 6 (1)(a))
· Kjønn (GDPR artikkel 6 (1)(a))
· Fremmøte på Fontenehuset (GDPR artikkel 6 (1)(f))
Følgende tilleggsopplysninger kan det bes om at du gir samtykke til å oppgi:
· Hvorvidt du ønsker å motta reach-out, bursdagshilsen, bursdagsmarkering på huset etc.
· Fødselsdato om du ønsker å motta bursdagshilsen/at vi arrangerer bursdagsmarkering
· Informasjon om Overgangsarbeidsforhold dersom du ønsker og får tilbud om dette. Du vil da måtte dele kontonummer, personnummer og adresse med oss og overgangsarbeidsgiveren. Dette innebærer også hvilken arbeidsgiver og hvilket tidsrom det er snakk om.
· Informasjon om arbeid og utdanning du har påbegynt mens du har vært medlem ved Fontenehuset.
· Informasjon om hvordan du fikk høre om fontenehuset.
Fontenehuset Oslo sentrum gjennomfører spørreundersøkelser om trivsel, studier, arbeid, din opplevelse av effekten av å være aktiv på Fontenehuset Oslo sentrum m.m. Det er frivillig å delta, men det styrker vår evne til å utvikle Fontenehuset Oslo sentrum å stadig bli bedre. Slik kan vi sikre at vi møter vårt formål, og vi deler bare helt anonyme resultater fra undersøkelsene med de som gir oss tilskudd. Ingen opplysninger kan bli knyttet til deg som person.
Fontenehuset Oslo sentrum registrer ingen helseopplysninger eller andre sensitive opplysninger. De ansatte lagrer ikke slik informasjon, og vi ber deg om å ikke sende sensitiv informasjon via e-post eller SMS.
4. Hvordan personopplysningene innhentes
Ansatte på Fontenehuset Oslo sentrum har samtaler med alle medlemmer, og medlemmer har samtaler med hverandre. Åpenhet og tillit er viktig for å kunne fungere både som medlem og ansatt, men vi loggfører ikke andre opplysninger enn strengt nødvendig informasjon. Vi innhenter heller ikke personopplysninger fra tredjeparter.
Eksempler på metoder som brukes til innhenting av dine personopplysninger er:
· Innmeldingsskjema for medlemmer
· Telefonsamtaler til det nummer du har oppgitt (oppdatering av informasjon).
· I sjeldne tilfeller vil vi bruke e-post til å formidle informasjon, og da kan du svare på den henvendelsen. Vi ber deg om å aldri dele sensitiv informasjon om deg over e-post.
5. Formålet med og grunnlaget for vår behandling av dine personopplysninger
Fontenehuset bruker personopplysningene dine til følgende formål:
· For å etablere medlemskapet med deg, basert på ditt ønske om å inngå avtale om medlemskap.
· For å kunne gi deg tilgang til våre fasiliteter, tilbud og tjenester. Denne behandlingen er nødvendig for å oppfylle avtalen med deg når du melder deg inn i Fontenehuset.
· For å kunne sende deg relevant informasjon om møter, arrangementer etc. på SMS. Fontenehuset Oslo sentrum bruker e-post i svært få tilfeller, men det må oppgis for å kunne være medlem, slik at vi har en måte å kommunisere på som ikke er kostnadskrevende.
· For å kunne ta kontakt med deg etter en periode uten oppmøte (reach-out). Dette gjøres per telefon eller SMS. Du bestemmer selv om du ønsker dette, om du vil ringes eller motta SMS og kan når som helst be om at denne oppfølgingen opphører.
· For å utarbeide statistikk om våre medlemmer og bruken av våre tjenester, basert på de opplysninger du har oppgitt til Fontenehuset. Selve statistikken vil være aggregert og anonymisert, og vil ikke kunne knyttes til deg som enkeltperson.
Behandling i forbindelse med statistikkformål skjer med grunnlag i Fontenehusets berettigede interesse i å føre statistikk over brukere og effekten av sine tjenester. Dine interesser er ivaretatt gjennom anonymisering av opplysningene som benyttes for statistikkformål.
Merk at opplysningene du oppgir til Fontenehuset vil ligge tilgjengelig i sin opprinnelige form i vår database, Klubbsky. Se mer om dette i punkt om oppbevaring under.
· For å gjennomføre vår årlige arbeids- og studieundersøkelse, dersom du samtykker til å være med i denne. Dette er altså helt frivillig og knyttes ikke til deg som person.
· For å kunne overholde rettslige forpliktelser som Fontenehuset er underlagt eller pålagt fra offentlige myndigheter, herunder krav til bokføring.
For å ivareta Fontenehuset Oslo sentrum sine eller tredjeparters rettigheter, herunder for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare et rettskrav oppstått i forbindelse med våre tjenester.
Fontenehuset vil også kunne oppgi enkelte anonymiserte opplysninger om Fontenehuset Oslo sentrums brukere og bruken av Fontenehusets tjenester ved søknad om, eller tildeling av, midler til drift av Fontenehuset Oslo sentrum.
6. Særlig om samtykke
Alle medlemmer i Fontenehuset Oslo sentrum skal eksplisitt gi samtykke til bruk av informasjon, bilder, video m.m. Du skal få mulighet og tid til å forstå hva du samtykker til når du gir oss informasjon om deg.
Kun de aller mest nødvendige data – beskrevet tidligere i dette dokumentet – er et absolutt krav for å være medlem.
Du kan alltid be om forklaringer og hjelp, og vi plikter også å spørre om du har forstått hva du samtykker til ved innmelding. Dersom du underveis i ditt medlemskap ønsker en ny forklaring, ønsker å se hva du har samtykket til, eller ønsker å endre ditt samtykke – så er det din rett.
Å stille opp på bilder og i sosiale medier er valgfritt, og vi kan ikke bruke dette uten ditt samtykke.
7. Hvordan lagres dine personopplysninger?
Dine personopplysninger innhentes gjennom samtale og registreres på skjema som leses av, føres inn i vår database («Klubbsky»). Papirskjema oppbevares i vår safe.
Du som medlem har til enhver tid tilgang til de opplysningene som er lagret om deg i Klubbsky – ved å spørre ansatte om innsyn. Klubbsky brukes primært til oppmøtestatistikk og gjennomføre reach-out.
For de medlemmer som er i Overgangsarbeid (OA) vil lagring og håndtering av nødvendig informasjon for å formidle og drifte tilbudet være nødvendig. Dette gjelder personnummer, adresse og bankkontonummer som er nødvendige for å kunne skrive kontrakt om overgansarbeidsplass. fontenehusets eksemplar av denne kontrakten lagres elektronisk i mappe med tilgang begrenset til ansatte. Papirversjonen makuleres. Den elektroniske versjonen oppbevares inntil du ber om sletting av denne eller avslutter ditt medlemskap. Merk at denne ikke kan slettes mens du har en overgangsarbeidsplass.
Informasjon om Overgansarbeid og eventuelle opplysninger om at du er kommet i arbeid eller studier, vil være lagret i Klubbsky til du ber om sletting av dette, eller melder deg ut av fontenehusetet.
Vi hverken registrerer eller lagrer informasjon om innmeldingsårsak. Dersom du ønsker å oppgi det i samtale er det noe du selvfølgelig kan gjøre, men vi registrerer det ingen steder.
Data (ikke personspesifikk) brukes også for å utarbeide lokal og nasjonal statistikk for alle fontenehus i Norge.
8. Hvor lenge oppbevares dine personopplysninger?
Fontenehuset oppbevarer dine personopplysninger så lenge du er medlem hos oss. Du kan når som helst melde deg ut av Fontenehuset Oslo sentrum og be oss om å slette dine personopplysninger ved å kontakte en av medarbeiderne på Fontenehuset og/eller sende en skriftlig utmelding.
Du kan når som helst selv be om innsyn, retting og sletting av opplysninger. Husk at enkelte opplysninger er nødvendig for å være medlem i Fontenehuset Oslo sentrum, og dersom du vil slette alle opplysninger, så betyr det også at du må meldes ut.
Ved utmeldelse vil personopplysninger slettes. Fontenehuset Oslo sentrum vil beholde informasjon om alle medlemskapenes varighet etter opphør, for historiske formål, basert på Fontenehuset Oslo sentrums berettigede interesse. Ingen identifiserende opplysninger lagres i slike historiske data.
9. Utlevering av informasjon til tredjepart?
Fontenehuset er tilsluttet paraplyorganisasjonen Fontenehus Norge. Fontenehus Norge administrerer databasen «Klubbsky» på vegne av alle fontenehus i Norge og dets medlemmer, og får dermed tilgang til og kan behandle dine personopplysninger.
Fontenehus Norge er underlagt en databehandleravtale og kan ikke bruke dine opplysninger til noe annet enn det du har gitt tillatelse til.
10. Særskilt om bruk av bilder/film og personopplysninger i markedsføringsmateriell og annet
Dersom du ikke samtykker til å bli tatt bilde av eller filmet, skal dette alltid respekteres. Du skal da ikke avbildes i noe markedsføringsmateriell, på sosiale medier eller nettsiden o.l.
Under større arrangementer og der vi som organisasjon deltar på andres arrangementer, vil det være viktig at du selv informerer eksterne om at du ikke ønsker å bli fotografert/filmet.
Dersom det er blitt publisert bilde/video av deg ved en feil, skal dette slettes umiddelbart.
Du har heller ikke lov til å legge ut bilder av medlemmer og ansatte ved fontenehuset uten deres helt eksplisitte tillatelse.
11. Sikkerhet for dine personopplysninger
Fontenehuset Oslo sentrum tar ditt personvern på alvor, og har egnede sikkerhetstiltak for å beskytte dine personopplysninger, herunder fysiske, tekniske og organisatoriske.
Eksempler på slike tiltak er at fontenehusets ansatte er underlagt taushetsplikt og vi jobber kontinuerlig med sikkerhet og gode rutiner.
Du selv er også pålagt å signere en taushetserklæring ved innmeldelse som handler om å ta andre medlemmers og de ansattes personvern på alvor og det du får høre om andre på huset skal du ikke dele videre, for eksempel i samtaler eller via sosiale medier.
12. Dine rettigheter
Som medlem hos Fontenehuset har du rett til å kreve innsyn, retting eller sletting av personopplysningene vi behandler om deg.
Du har rett til å kreve begrenset behandling, rette innsigelse mot behandlingen og dataportabilitet (det vil si rett til å få utlevert eller overført personopplysninger i et egnet format), der vilkårene for dette er oppfylt.
Der behandlingen av personopplysninger er basert på samtykke, kan du til enhver tid trekke samtykket tilbake.
Dersom du mener at fontenehuset ikke har overholdt dine rettigheter i henhold til personopplysningsloven, har du rett til å klage til den aktuelle tilsynsmyndigheten. Dette gjøres ved å sende klage til Datatilsynet. Kontaktinformasjon er tilgjengelig på www.datatilsynet.no.
Du kan alltid be Fontenehuset Oslo sentrum om hjelp til å forstå, endre, slette, oppdatere dine data hos oss.
13. Endringer
Personvernerklæringen vil til enhver tid være tilgjengelig i papirform på Fontenehuset, samt på hjemmesiden vår https://www.fontenehuset.no/.
Dersom vi gjør endringer i vår behandling av personopplysninger, vil erklæringen oppdateres og endringen vil varsles på egnet vis og på hjemmesiden.